Outlook Manager

Mit dem e-Case.Net Outlook Manager haben Sie die Möglichkeit E-Mails zu erstellen und an mehrere Empfänger gleichzeitig zu versenden. Ausserdem können bei Bedarf passwortgeschützte Anhänge mitgesendet werden.

Im Outlook Manager können Sie frei aus der e-Case.Net Datenbank Adressen oder Klientendatensätze als Empfänger der Nachricht hinzufügen (Drag&Drop). Des Weiteren können via Objektsuche auf Datensätzen, welche über E-Mailadressen verfügen, mit der Tastenkombination CTRL + C sämtliche E-Mailadressen kopiert und bspw. für einen Massenversand verwendet werden. Zusätzlich stehen Ihnen für das Hinzufügen von Empfängeradressen auch die Blöcke Cc und Bcc zur Verfügung. Auch Dokumente lassen sich direkt aus der e-Case.Net Datenbank in die Nachricht oder den Termin einfügen.

Für Dokumente, die als Anhänge eingefügt wurden, gibt es drei unterschiedliche Optionen:

• als Original (das Dokument wird im Original-Format belassen)

• als Original schreibgeschützt (das Dokument wird mit einem Schreibschutz versehen)

• als PDF (Datei wird in .pdf Dateiformat umwandeln)

Passwortgeschützte Dateianhänge:

• Dateianhänge lassen sich über zippen komprimieren. In Verbindung mit dem zippen kann die Datei zusätzlich mit einem Passwort geschützt werden. Das Passwort kann manuell vergeben oder automatisch generiert werden (Klick auf Schlüsselsymbol). Wir die Datei passwortgeschützt, erstellt e-Case.Net zwei Nachrichten. Eine Nachricht enthält die geschützte Datei und die zweite Nachricht das entsprechende Passwort. Nach dem Versenden wird das Dokument im e-Case.Net Ursprungsobjekt inkl. Passwort abgelegt.

• Dateianhänge können einzeln passwortgeschützt werden (ohne zippen). Wählen Sie hierfür das Schlüsselsymbol an.

Versendete Mails oder Termine werden automatisch beim entsprechenden Objekt abgelegt und können jederzeit wieder eingesehen werden (Ansicht «Outlookverweise»). Die integrierten Outlook-Elemente sind auch nach deren Löschung in Outlook weiterhin in e-Case.Net enthalten.

Im e-Case.Net Menü «Datei» finden Sie die Übersicht «Outlookverweise». Dort können je nach Berechtigung auch Outlook-Elemente von anderen e-Case.Net Usern eingesehen werden.

Für den Outlook Manager gibt es verschiedene Einstellungen, welche die Funktionalität beeinflussen. Diese müssten bei Bedarf durch einen Infogate Administrator aktiviert werden. Nachfolgende Optionen sind verfügbar:

• Standardmässig kann eingestellt werden, ob Vertraulich im E-Mail-Betreff (mit oder ohne Anhang) mitgegeben wird (in runden Klammern, Eckklammern, sonstige Zeichen)

• Standardmässig Dokumente zippen

• Standardmässig kann definiert werden, ob Worddokumente als Originaldatei, als PDF oder nur im Lesemodus versendet werden

• Standardmässig lässt sich einstellen, ob der Betreff der erstellten E-Mail mit der Bezeichnung des e-Case Datenobjekts befüllt wird