Fälle löschen und archivieren
In e-Case.Net gibt es eine Fall-Löschfunktion, mit welcher das ganze Konstrukt eines Falles (Klient, Dossier, Journal, Dokumente, etc.) gelöscht und bei Bedarf archiviert werden kann. Diese Funktionalität wurde angesichts der geltenden Datenschutzrichtlinen eingeführt. Um ganze Fälle löschen zu können, müssen Sie über Systemadministratoren-Rechte verfügen. Bitte beachten Sie, dass aufgrund der Komplexität der Funktion die Einrichtung nur durch einen Infogate-Administrator vorgenommen werden kann.
Nachfolgend wird der Ablauf beschrieben, wie Sie ganze Fälle aus e-Case.Net löschen können.
Schritt 1: Objektsuche
Rufen Sie aus dem e-Case.Net Fallmanager über das Menü «Datei» oder mittels der Taste F6 die «Objektsuche» auf.
Die Löschung von Fällen erfolgt ausgehend von der Objektart «Dossier» oder «Klient». Bilden Sie Ihre Fälle über die Objektart «Dossier» ab, löschen Sie die Fälle bitte ausgehend dieser Objektart. Werden Ihre Fälle auf dem Objekt «Klient» abgebildet, verwenden Sie bitte diese Objektart zur Fall-Löschung.
Bestimmen Sie nun Ihre Suchkriterien. Empfohlen wird, dass ausschliesslich inaktive Dossiers/Klienten gelöscht werden.
Führen Sie die Suche aus.
Markieren Sie nun die gewünschten Dossiers/Klienten (Mehrfachwahl mit CTRL + A möglich), welche Sie löschen möchten.
Aktivieren Sie die Funktion «Fall löschen».
Das Fallkonstrukt wird Ihnen nun in einer Übersicht grafisch dargestellt (Objekte, Beziehungen).
Schritt 2: Definitive Löschung und Archivierung
Das Fallkonstrukt wird in einem Objekt- und Beziehungsnetz abgebildet. Nachfolgend werden die Übersicht und die Funktionen beschrieben.
Bereich 1: Funktionen
Im oberen Bereich des Objekt- und Beziehungsnetzes werden die Funktionen abgebildet. Folgende Funktionen gibt es:
Schliessen: Das Objekt- und Beziehungsnetz wird geschlossen und Sie gelangen wieder in die Objektsuche zurück.
Löschen/Archivieren: Mit Betätigung des Löschen/Archivieren-Buttons löschen Sie den Fall definitiv aus e-Case.Net. Der Fall wird nur archiviert, wenn vorgängig der Pfad «Speicherpfad Archiv» in den Pfadeinstellungen hinterlegt wurde.
Endgültige Löschung
Bitte beachten Sie: Führen Sie die Funktion «Löschen/Archivieren» aus, werden die Daten unwiderruflich aus e-Case.Net gelöscht. Stellen Sie daher vor der Löschung sicher, dass Sie den richtigen Fall löschen. Damit das Fallkonstrukt archiviert wird, muss ein Pfad in «Speicherpfad Archiv» definiert sein. Sind Sie sich unsicher, ob das der Fall ist, wenden Sie sich an unsere e-Case.Net Hotline unter der Telefonnummer +41 (0)44 306 56 66 oder per E-Mail an ecase@infogate.ch
Vorschau: Mit der Funktion «Vorschau» erhalten Sie eine Vorschau, welche Objekte und Beziehungen des angezeigten Falles effektiv gelöscht werden.
Optionen: Folgende zusätzliche Anzeige- oder Exportoptionen stehen zur Verfügung.
Beziehungsobjekte ausblenden: Die Beziehungen werden in der Übersicht ausgeblendet. Es werden nur noch die Objekte angezeigt.
Anzeige-Modus: Im Löschmodus werden nicht alle Objekte und Beziehungen angezeigt, sondern nur die wesentlichen. Mit dem Anzeige-Modus kann das komplette Beziehungsnetz angezeigt werden.
PDF nicht schreiben: Ist ein Archivierungspfad in den Pfadeinstellungen hinterlegt, werden sämtliche Falldaten in ein PDF geschrieben. Mit dieser Option kann unterbunden werden, dass die Falldaten in ein PDF geschrieben werden.
PDF Optionen: Diverse PDF-Optionen (Format, Dateiname, Seiten pro PDF, etc.) die individuell eingestellt werden können und den Output im PDF entsprechend abbilden.
Bereich 2: Anzeige Objekte
Im linksstehenden Bereich sehen Sie alle Objekte, die dem Fall angehören (Klient, Dossier, Journal, Dokumente, etc.). Ist die Checkbox «Löschen» auf dem Objekt aktiviert und mit einem grünen Viereck versehen, wird das Objekt entsprechend gelöscht. Ist auf dem Objekt die Checkbox «Löschen» nicht aktiviert und mit roter Farbe versehen, wird es nicht gelöscht. Sehen Sie ein oranges Vierreck, wird signalisiert, dass das Objekt zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht gelöscht wird, da es weitere abhängige Beziehungen hat (z.B. zu anderen Dossiers).
Bereich 3: Anzeige Beziehungen
Im dritten Bereich sehen Sie alle Beziehungen zu Objekt in Bereich 2. Was für Beziehungen ein Objekt hat, wird anhand der verschieden farbigen Linien ersichtlich. Auch hier gilt wieder: Ist die Checkbox «Löschen» aktiviert und mit grüner Farbe versehen, wird die Beziehung gelöscht. Ist die Checkbox «Löschen» nicht aktiviert und mit roter Farbe versehen, wird die Beziehung nicht gelöscht.
